HANDLEIDING
Formulieren Management Systeem: www.formdesk.nl
 
 
 

Bewaartermijnen voor resultaten
 

Door bewaartermijnen in te stellen kan worden aangegeven hoelang ingevulde formulieren, nadat ze zijn ingevuld of aangepast, bewaard moeten blijven. Tevens kan worden aangegeven hoelang deze formulieren vervolgens in de prullenbak moeten blijven staan voordat ze definitief moeten worden verwijderd.
 
Dit document behandelt de volgende onderdelen:
 
Door wie en waar in te stellen
De instellingen
Formulier eigenaren notificeren
Onbedoeld verwijderde resultaten terughalen
 

Door wie en waar in te stellen

Deze instellingen kunnen op 2 niveaus worden gedaan:

  • Voor alle formulieren binnen het account door een supervisor.
    Deze instellingen bevinden zich binnen het tabblad ‘Bewaartermijnen’ binnen de accountinstellingen.
  • Voor een formulier door de eigenaar van het formulier in afwijking van de instellingen voor het account.
    Deze instellingen bevinden zich binnen het tabblad ‘Instellingen’ van het formulier.
 

De instellingen

Een resultaat dat reeds een bepaalde tijd is afgerond en is verwerkt (status ‘Gereed’), hoeft niet meer te worden bewaard. Zolang een invoer echter niet is afgerond, dient deze in principe te worden bewaard.  Maar wat te doen met resultaten die nooit worden afgerond? Die moeten toch niet eeuwig bewaard blijven. Maar hoelang dan wel hangt ook weer af van de reden waarom deze niet is afgerond. Daarom kunnen de bewaartermijnen gesplitst worden ingesteld:

Resultaten die gereed zijn

Alle e-mailberichten zijn verstuurd en er is niets meer in behandeling.

Resultaten die nog moeten worden afgemaakt

Een vereiste handeling van de invuller is nog niet gedaan zoals een e-mailverificatie, bevestiging of online betaling. Deze worden normaal gesproken binnen enkele uren na het verzenden uitgevoerd.

Resultaten die nog in behandeling zijn

De gegevens zijn tussentijds bewaard om later af te maken of er dient nog een workflow handeling te worden verricht.
 

Definitief verwijderen

Gegevens die al in de prullenbak staan zijn nog niet weg. Die zullen na 30 dagen definitief worden verwijderd of eerder indien ingesteld. Er is dan geen mogelijkheid meer om de gegevens terug te halen.
 
Het instellingenscherm voor bewaartermijnen geldend voor het gehele account aan te passen door de supervisor.
 
Binnen het tabblad Instellingen, onderdeel Algemeen, kunnen de bewaartermijnen worden opgeroepen. 
 
Het instellingenscherm voor bewaartermijnen voor een formulier beschikbaar voor de eigenaar van het formulier en de supervisor.
 

Formulier eigenaren notificeren

Als de bewaartermijnen worden ingesteld of aangepast op accountniveau (door een supervisor) dan is het van belang dat de formulier eigenaren daarvan op de hoogte worden gesteld. Bij elke aanpassing van de instellingen ontvangen de eigenaren van formulieren een overzicht van wat voor hen is gewijzigd. Wilt u dit niet dan kunt u dit uitschakelen.
 
Tabel die per e-mail wordt verzonden naar de eigenaren van formulieren nadat voor het account wijzigingen in de bewaartermijnen zijn aangebracht. De wijzigingen voor het betreffende formulier zijn vetgedrukt en bevatten een pijl die aangeeft wat er is gewijzigd.
 
Aankondigen

Met name bij de eerste keer dat de bewaartermijnen worden ingesteld, kan het wenselijk zijn vooraf een aankondiging te doen. Vanuit gebruikersbeheer kunnen aan de gebruikers een e-mailbericht worden gestuurd door een mailinglijst in de BCC van het e-mailbericht te plakken of door eerst een download naar Excel te maken om van daaruit de gegevens te importeren in uw mailing systeem.
 

Onbedoeld verwijderde resultaten terughalen

Zolang een resultaat niet definitief is verwijderd staat deze nog in de prullenbak. Van daaruit kan het resultaat weer worden hersteld. Definitief verwijderde resultaten zijn nergens meer aanwezig en dus ook niet meer terug te halen.