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Aufbewahrungsfristen für Ergebnisse |
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Formdesk bietet die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen zu definieren. Sie können festlegen, wie lange bestimmte Ergebnisse aufbewahrt werden sollen, bevor sie automatisch in den Papierkorb verschoben werden. Außerdem können Sie auch angeben, wann sie endgültig aus dem Papierkorb gelöscht werden sollen.
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Diese Dokumentation enthält Informationen zu folgenden Themen:
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Wer kann Einstellungen vornehmen und wo? |
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Es gibt zwei Ebenen, auf denen diese Einstellungen vorgenommen werden können:
- Für alle Formulare innerhalb des Kontos durch einen Supervisor.
Die entsprechenden Einstellungen befinden sich auf der Registerkarte "Aufbewahrungsfristen" in den Kontoeinstellungen.
- Für ein einzelnes Formular durch den Formulareigentümer.
Die Einstellungen befinden sich auf der Registerkarte "Einstellungen" des Formulars und überschreiben die Einstellungen in den Kontoeinstellungen.
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Die Einstellungen |
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Ein Ergebnis, das bereits abgeschlossen ist und verarbeitet wurde (Status "Abgeschlossen"), muss nicht mehr aufbewahrt werden. Solange ein Eintrag jedoch in Bearbeitung ist, muss er aufbewahrt werden. Was passiert aber mit Ergebnissen, die nie abgeschlossen werden? Auch sie müssen nicht ewig aufbewahrt werden. Das ist jedoch davon abhängig, warum sie nicht abgeschlossen wurden. Daher können die Aufbewahrungsfristen entsprechend festgelegt werden:
Ergebnisse, die fertig sind
Die Formulareingabe ist abgeschlossen. Alle E-Mails sind verschickt und nichts ist mehr offen.
Ergebnisse, die (noch) noch nicht vollständig abgeschlossen sind
Ein erforderlicher Vorgang ist vom Benutzer noch nicht ausgeführt worden, z. B. eine E-Mail-Überprüfung, eine Bestätigung oder eine Online-Zahlung. In der Regel werden diese Aktionen innerhalb weniger Minuten nach dem Absenden des Formulars ausgeführt.
Ergebnisse, die (noch) in Bearbeitung sind
Das Formular ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Die Daten wurden gespeichert, um zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt zu werden. Oder ein Workflow-Prozess muss noch ausgeführt werden.
Endgültig löschen
Die Daten im Papierkorb werden nach einer Frist von 30 Tagen oder - falls angegeben - früher endgültig gelöscht. Nach Ablauf dieser Frist können die Daten nicht mehr wiederhergestellt werden.
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Der Bildschirm mit den Einstellungen für die Aufbewahrungsfristen, die das gesamte Konto betreffen, kann vom Supervisor angepasst werden. |
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Die Aufbewahrungsfristen können auf der Registerkarte Einstellungen, im Abschnitt Allgemein, festgelegt werden. |
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Die Einstellungen für die Aufbewahrungsfrist eines Formulars, die dem Formulareigentümer und dem Supervisor zur Verfügung stehen, |
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Benachrichtigung der Formularautoren |
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Wenn die Aufbewahrungsfristen auf Kontoebene (durch einen Supervisor) festgelegt oder angepasst werden, ist es wichtig, die Autoren der Formulare darüber zu informieren. Bei jeder Anpassung erhalten die Formularautoren eine Übersicht, was sich für sie geändert hat. Sie haben die Möglichkeit, diese Funktion zu deaktivieren, wenn Sie das nicht wünschen.
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Tabelle, die nach Änderungen der Aufbewahrungsfristen auf Kontoebene per E-Mail an die Formularbesitzer gesendet wird. Die Änderungen für das betroffene Formular sind fett gedruckt und enthalten einen Pfeil, der anzeigt, was geändert wurde. |
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Vorankündigung von Änderungen an die Benutzer
Bei der erstmaligen Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann es sinnvoll sein, den Benutzern eine Vorankündigung per E-Mail zu schicken. Über die Benutzerverwaltung können Sie den Benutzern eine E-Mail-Nachricht senden. Dazu fügen Sie die Mailingliste in das BCC-Feld der E-Mail-Nachricht ein oder exportieren die Daten zunächst als Excel-Datei und importieren sie dann in Ihr Mailing-System. |
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Versehentlich gelöschte Ergebnisse wiederherstellen |
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Solange ein Ergebnis nicht endgültig gelöscht wurde, befindet es sich im Papierkorb. Von dort aus kann das Ergebnis wiederhergestellt werden. Endgültig gelöschte Ergebnisse sind nicht mehr verfügbar. Daher können sie auch nicht wiederhergestellt werden.
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