Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Benutzerverwaltung
 
In der Benutzerverwaltung legen Sie die Benutzerprofile an und vergeben dort auch die entsprechenden Berechtigungen. Das Anmelden erfolgt entweder mit einem Formdesk-Benutzernamen und Passwort (interne Benutzer) oder über eine OpenID Connect Verknüpfung (externe Benutzer).

Die Benutzerverwaltung wird in Form eines Moduls angeboten und ist im Business-Abonnement enthalten. Standardabonnementen können dieses extra Modul erwerben. Ist das Modul nicht in Ihrem Abonnement enthalten, können Sie es trotzdem ausprobieren und einen zusätzlichen Benutzer anlegen. Haben Sie noch ein Testkonto und möchten Sie das Benutzerverwaltungsmodul in vollem Umfang nutzen, aktivieren wir es gerne für Sie. Reichen Sie Ihre Anfrage in Ihrem Formdesk-Konto bei uns ein. Nach der Anmeldung sehen Sie unten rechts die Schaltfläche „Hilfe anfordern“.

 Allgemeine Informationen
 
Diese Anleitung beinhaltet folgende Themen:
 
  • Benutzerverwaltung
  • Formularvorlage
  • Rollen
  • Erteilen von Zugriffsrechten auf ein Formular
  • Leseberechtigungen anpassen mit voreingestellten Filter
  • Login
  • Benutzerliste
  • Anmerkungen
 

Benutzerverwaltung
Nur ein Supervisor kann Benutzer anlegen. Klicken Sie in der Formularübersicht unten auf die Schaltfläche „Benutzerverwaltung“. Es öffnet sich ein neues Fenster, wie nachfolgend abgebildet.

Der Supervisor kann für jeden Benutzer angeben, ob dieser neue Formulare erstellen darf.
 

Formularvorlage
Sie können ein Formular als allgemeine Formularvorlage bestimmen, das für alle gilt. Sie können aber auch jedem Benutzer individuelle Formularvorlagen zuordnen.
Erstellen Sie ein Standard-Layout (z.B. im Firmenstil), mit vorbelegten Standardeinstellungen und binden Elemente wie Ihr Firmenlogo oder die Firmenanschrift in das Formular ein. Neue Formulare werden dann immer auf Basis dieser Vorlage erstellt. Formdesk erzeugt zunächst eine Kopie der Formularvorlage.
 

Rollen
Supervisor (Administrator):
Der Supervisor hat grundsätzlich alle Rechte auf sämtliche Formulare. Außerdem kann der Supervisor anderen Benutzern auf allen Formularen Berechtigungen erteilen oder entziehen. Neben den Benutzern mit Supervisor-Rechten hat der Besitzer des Kontos immer Supervisor-Rechte.
 
Formulareigentümer:
Formulareigentümer sind Benutzer, die ein Formular erstellt haben oder vom Supervisor als Eigentümer eines Formulars bestimmt wurden. Der Formulareigentümer besitzt volle Zugriffsberechtigung auf die Formulare und kann selbst anderen Benutzern Rechte zuweisen und auch entfernen.
 
Standardbenutzer:
Standardbenutzer haben deutlich eingeschränkte Berechtigungen. Sie haben nur Zugriff auf das, was ihnen vom Formulareigentümer oder Supervisor zugewiesen wurde. Standardbenutzer können niemals neue Benutzer anlegen oder Benutzerberechtigungen ändern.
 
Anmerkung:
  • Ein Benutzer kann Eigentümer eines Formulars sein, aber gleichzeitig auf ein anderes Formular eingeschränkten Berechtigungen haben.
  • Die Formularübersicht zeigt nur die Formulare an, auf die man Rechte besitzt.
 

Erteilen von Zugriffsrechten auf ein Formular
Um einem Benutzer die Berechtigungen auf ein Formular zu erteilen, wählen Sie in der Formularübersicht das betreffende Formular aus und klicken auf das Symbol für „Benutzerrechte ändern“. Es öffnet sich ein neues Fenster, wie rechts dargestellt.

Der Formulareigentümer kann neue Benutzer anlegen. Diesen Benutzern kann der Formulareigentümer, im Gegensatz zum Supervisor, nicht das Recht geben, selbst Formulare zu erstellen.
 

Lesezugriffsrechte mit voreingestellten Filter einschränken
Indem Sie einem Benutzer einen voreingestellten Filter zuweisen, können Sie die Eingabe-Ergebnisse, die der Benutzer sehen darf, einschränken. Wenn Sie den Filter auf Spalten beschränkt haben, werden dem Benutzer die Eingaben zu bestimmten Abfragen nicht angezeigt.

Sie können jedoch festlegen, dass beim Öffnen eines Eintrags die Eingaben auf alle Abfragen sichtbar sein sollen. Einen Filter auf die Spalten zu setzen, dient der übersichtlicheren Darstellung der Ergebnisse und nicht die Eingaben vor dem Benutzer zu schützen.

Login
Ein Benutzer meldet sich immer über Ihre Formdesk-Domäne an. Der Link zu Ihrer Domäne ist wie folgt aufgebaut: www.formdesk.com/ihr_formularordnername

Die Bezeichnung des Formularordners wird beim Abschluss des Abonnements gewählt und ist unter den Kontodaten zu finden (Zugang über eine Schaltfläche am Ende der Formularübersicht).
 

Benutzerliste
Sie können in Ihrem Formular ein Element des Typs „Benutzerliste“ hinzufügen. Das ist vor allem hilfreich bei „Workflow Berichten“.
Zum Beispiel: Ein Besucher füllt ein Formular aus und kann aus einer Liste von Benutzern auswählen, an wem (z.b. Vorgesetzte) die Anfrage gesendet werden soll. Alle Benutzer, die in dieser Liste angezeigt werden, sind Formdesk-Benutzer. Die ausgewählten Personen erhalten nicht nur die Workflow-Nachricht, sondern können auch in Formdesk von der Ergebnisübersicht aus die Anfragen ergänzen oder bearbeiten.
 

Anmerkungen
  • Jeder, der die Berechtigung hat, ein Formular zu ändern, kann auch indirekt die Eingaben einsehen, beispielsweise über die Option Ergebnisse veröffentlichen.
  • Sobald ein Formular nicht dem Supervisor, sondern einem Benutzer gehört, erscheint in der Formularübersicht eine zusätzliche Spalte, die pro Formular angibt, wer der Eigentümer ist.
  • Hat ein Benutzer nur Zugriff auf ein Formular und auf die Ergebnisse dieses Formulars, zeigt Formdesk unmittelbar nach dem Einloggen die Ergebnisübersicht.