MANUAL
Forms Management System: www.formdesk.com
 
 
 

E-Mail-Nachrichten nach Formularübermittlung
 
Mit Formdesk können Sie verschiedene Nachrichten senden lassen, nachdem jemand das Formular ausgefüllt hat. Das kann eine Nachricht an die Person sein, die das Formular ausgefüllt hat, an Sie selbst oder an andere E-Mail-Adressen/Telefonnummern, die hinterlegt werden können. Das Format und den Inhalt der Nachricht bestimmen Sie selbst. Dabei können Sie bestimmte Teile oder eine Kopie des gesamten ausgefüllten Formulars in die E-Mail-Nachricht einfügen. Auf die gleiche Weise können Sie ein PDF-Dokument erstellen, das an die E-Mail-Nachricht angehängt wird.


In dieser Dokumentation finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
 
Nachrichtenarten
Erste Schritte
Nachricht bearbeiten
Moment des Aussendens
Gesicherte Nachrichten
 

Nachrichtenarten
Formdesk unterscheidet zwischen unterschiedlichen Arten von Nachrichten. Die Nachrichten mit ihren spezifischen Charakteristiken werden untenstehend beschrieben.
 
Automatische Antwort an den Absender
Sie können Formdesk eine Nachricht an eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer senden lassen, wenn das Formular ausgefüllt wurde. In der Regel ist das die Person, die das Formular ausgefüllt hat. Sie können diese Nachricht nutzen, um beispielsweise einer Person zu danken, deren Datenübermittlung zu bestätigen oder um eine Rechnung zu senden.
Voraussetzung ist, dass im Formular ein Feld für die Eingabe der E-Mail-Adresse vorhanden. Das Feld für die E-Mail-Adresse muss als Typ "E-Mail" festgelegt werden.
 
 
Wenn Sie in Ihrem Formular die Eingabe mehrerer E-Mail-Adressen verlangen, können Sie bestimmen, an welche E-Mail-Adressen die Nachricht gesendet wird, oder für jede E-Mail-Adresse eine eigene Nachricht verfassen. Es ist auch möglich eine Kopie der Nachricht an eine feste E-Mail-Adresse zu senden, beispielsweise an sich selbst.
 
Benachrichtigung
Formdesk sendet Ihnen als Besitzer des Formulars automatisch eine E-Mail-Nachricht, wenn jemand Ihr Formular ausgefüllt hat. Diese Nachricht umfasst eine Kopie des vollständig ausgefüllten Formulars. Wenn Sie diese Nachricht nicht erhalten möchten, dann können Sie diese löschen. Die Nachricht können Sie auch bearbeiten oder an einen anderen Empfänger senden lassen. Sie können auch mehrere Benachrichtigungen erstellen.

Im oberen Teil der E-Mail können Sie Sendeinformationen hinzufügen, wie z.B. das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung. Außerdem können Hyperlinks zum Öffnen, Bearbeiten oder Löschen des ausgefüllten Formulars aus der Datenbank eingefügt werden. Darüber hinaus lässt sich eine Datei anhängen, die Sie zum Importieren der Daten in Ihre lokalen Anwendungen verwenden können.
 
Workflow-Bericht
Workflow-Nachrichten werden verwendet, um Prozesse digital weiterzugeben und zu bearbeiten. Beispielsweise Formulare, bei denen jemand anderes die Daten genehmigen oder ausfüllen muss.

Der Workflow wird in Form eines Moduls angeboten. Weitere Informationen über die Bedienung und das Workflow-Modul finden Sie im Workflow-Handbuch.
 

Erste Schritte
Öffnen Sie Ihr Formular im Formulareditor ("Formular bearbeiten"). Klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und wählen "E-Mail/Workflow" aus dem Menü auf der linken Seite.

Wenn Sie diese Übersicht zum ersten Mal starten, erscheint eine von Formdesk automatisch generierte Benachrichtigung. 
 
  • Erstellen einer neuen Nachricht

    Erstellen Sie eine "leere" Nachricht, indem Sie auf die Schaltfläche "Neue Nachricht erstellen" unten auf der Seite klicken. 
    Sie können auch eine Kopie von der bereits vorhandenen Nachricht erstellen. Klicken Sie auf das Symbol  und wählen im Menü die Option "kopieren".  
 
  • Bearbeiten einer bestehenden Nachricht

    Wählen Sie im Menü die Option "Öffnen/Bearbeiten". Es öffnet sich ein neues Fenster "Nachricht bearbeiten", deren Funktion im Folgenden näher erläutert wird.
 

Eine Nachricht bearbeiten
Nachdem Sie eine Nachricht zum Bearbeiten geöffnet haben, wird ein neues Fenster angezeigt. Die Seite "Nachricht bearbeiten" besteht aus einer Reihe von Abschnitten. Die Bedienung der meisten Einstellungen oder Optionen ist selbsterklärend oder wird bereits auf der Seite direkt erklärt. In diesem Benutzerhandbuch beschränken wir uns auf die Dinge, die einer weiteren Erklärung bedürfen.
 

Bereich Einstellungen

  • Nachrichtenart

    Für jede neue Nachricht müssen Sie als erstes die Art der Nachricht auswählen, die Sie erstellen möchten. Die entsprechenden Einstellungen werden angezeigt, abhängig von der getroffenen Auswahl.
     
  • Nachricht senden an

    Ausgefüllte E-Mailadresse im Formular

    Diese Einstellung wird nur für die Nachrichtenarten ‚Autoresponder’ und ‚Workflow Nachricht‘ angezeigt. Alle Texteingabefragen der E-Mail werden hier angezeigt. Betrachten Sie den Paragraph ‚Autoresponder’ im Kapitel ‚Nachrichtenarten‘. Auch die Fragen der ‚Nutzerliste‘ werden hier angezeigt. Wenn Sie aber durch einen anderen Fragetyp nach einer E-Mailadresse fragen, beispielsweise einer Drop-Down Liste, dann können Sie die Identifikationen dieses Objekts bei ‚Nachricht senden an‘ eintragen..

    Nutzer

    Diese Einstellung wird nur angezeigt, wenn einer oder mehrere Nutzer für das Nutzermanagement erstellt wurden.
    Sie können spezifizieren, dass die Nachricht an einen dieser Nutzer versendet werden muss.

    Fixe Adresse

    Sie können hier maximal 20 E-Mailadressen angeben; eine Adresse pro Zeile. In einer Benachrichtigung wird die Adresse des Besitzers des Formulars automatisch angezeigt. Sie können diese Adresse auf Wunsch entfernen.
    Sie können Identifikationen in der Liste eingliedern, sodass Sie beispielsweise Nachrichten an E-Mailadressen aus einer Drop-Down Liste im Formular senden können.
 
  • Absender

    In den Benachrichtigungen und den Workflow Nachrichten, ist der Standard-Absender response@formdesk.com. Für Autoresponder ist der Standard-Absender der Besitzer des Formulars. Sie können diese Adresse ändern. Sie können Identifikationen die Adresse nutzen, als auch den Namen des Absenders.

    Wenn Sie einen anderen Absender als response@formdesk.com angeben, müssen Sie die E-Mail-Adresse aus missbräuchlichen Gründen einmal überprüfen. Darüber hinaus muss Formdesk in den SPF-Eintrag der Absenderdomäne aufgenommen werden, um zu verhindern, dass er als Spam markiert wird. Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, sendet Formdesk die E-Mail-Nachricht von der angegebenen E-Mail-Adresse.

    Lesen Sie mehr darüber, wie Formdesk E-Mails verschickt.
  • Antworten senden an

    Sie können die Antwortadresse automatisch von Formdesk mit der Option 'Dynamisch' festlegen lassen. Der Vorgang ist wie folgt: Wenn beim Ausfüllen des Formulars die E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben wird, wird die Antwortadresse auf den Absender gesetzt und es handelt sich um eine feste Adresse, dann ist die Antwortadresse die Adresse, die auf dem Formular ausgefüllt wird. sind.

    Sie können natürlich auch die Antwortadresse angeben, aber dies ist für jeden Empfänger dasselbe (wenn Sie mehrere Empfänger auswählen).
  • Übermittlungsinformation hinzufügen

    Diese Einstellung wird für die E-Mail-Arten ‚Benachrichtigung‘ und ‚Workflow‘ angezeigt. Mit einer Benachrichtigung können Sie spezifizieren, welcher der Aktionslinks in ‚Öffnen aus‘, ‚Eintrag bearbeiten‘ und ‚Eintrag löschen‘ angezeigt wird. Mit einer Workflow Nachricht haben Sie diese Auswahl nicht. Hier werden die Hyperlinks angezeigt, abhängig davon, ob die Workflow Nachricht ‚zu beantwortende Fragen‘ enthält.
 
 
Bereich E-Mail Nachrichten
Sie nutzen diese Reiter um die Nachricht zu erstellen. Im Betreff, als auch in der Nachricht selbst, können Sie zusammenführende merge codes einfügen mit welchen beispielsweise Einträge in der Nachricht erwähnt werden. In der Toolbar und neben dem Betreff finden Sie den Button [abc], mit welchem Sie eine Auswahl aus der Liste an möglichen Codes treffen können.
Bei einer Workflow Nachricht stehen die beiden folgenden, zusätzlichen zusammenführenden Codes zur Verfügung:
[_fd_Workflow_Link]: Ein Hyperlink durch den der Empfänger des Formulars dieses aufrufen und bei Bedarf bearbeiten kann.
[_fd_Workflow_URL]: Die Internetadresse die Sie nutzen können, um den obenstehenden Hyperlink selbst zu erstellen.


Im unteren Teil der Seite können Sie ‚Quelle‘, ‚Design‘ oder ‚Vorschau‘ auswählen.
Nutzen Sie den Reiter ‚Vorschau‘ um zu prüfen, ob die Nachrichtenfunktionen angemessen funktionieren. Das neuste, vervollständigte Formular wird als ein Beispiel verwendet. Wenn das Formular noch nie zuvor vervollständigt wurde, dann haben Sie die Möglichkeit dies selbst auszufüllen.

Standardmäßig ist das Layout der Nachricht identisch mit dem Layout des Formulars. Klicken Sie auf den Layout Button in der Toolbar wenn Sie dieses Layout gerne ändern würden.
 
Bereich des PDF Anhangs
Bereich des PDF Anhangs
PDF Dokumente werden im Formular als optionales Feature angeboten. Weitere Informationen finden Sie im PDF Handbuch.
 
Bereich Kriterien senden
Dieser Reiter steht nur für Workflow Nachrichten zur Verfügung.
Hier bestimmen Sie, in welcher Situation die Nachricht ausgesendet werden muss. Formdesk evaluiert diese Kriterien nachdem ein Formular durch den Bewerber vervollständigt wurde, oder durch einen Empfänger einer Workflow Nachricht ergänzt wurde. Wenn Sie keine Sendekriterien angeben, dann wird diese Nachricht nach der Vervollständigung und nach jeder Ergänzung versendet.
Für login forms werden Formularnachrichten nur versendet, wenn ein neues Formular vervollständigt wurde, nicht wenn der Nutzer bestehende Einträge geändert hat. Wenn Sie auch eine E-Mail erhalten wollen, wenn Einträge geändert wurden, dann müssen Sie die folgende Regel zu Ihren Sendekriterien hinzufügen: 'Aktion - Gleichheitszeichen – dem Wert – Übermittlung geändert'.
 
Bereich zu beantwortende Fragen
Dieser Reiter steht nur für Workflow Nachrichten zur Verfügung.
Hier können Sie bestimmen welche Fragen durch den Empfänger der Workflow Nachricht beantwortet werden müssen. Die Liste umfasst die Identifikationen der Fragen. Klicken Sie auf eine Identifikation um die entsprechende Frage im Textteil auf der rechten Seite zu sehen.

Die Fragen die Sie hier als ‚Zu beantwortende Fragen‘ auswählen, sind nicht Teil des Formulars, wenn es anfänglich vervollständigt wird. Es ist also nur sichtbar für Empfänger der Workflow Nachricht.

Sobald das Formular innerhalb der Workflow Nachricht verändert wurde, funktioniert der Link in dieser Nachricht nicht mehr. Daher können Empfänger der Workflows Nachricht die Fragen nicht erneut bearbeiten.
Mit der Checkbox ‚Formulareinträge bearbeiten‘ können Sie spezifizieren, ob ein Empfänger der Workflow Nachricht die Originalantwort des vervollständigten Formulars ändern kann. Wenn Sie diese Checkbox nicht auswählen, dann werden die Antworten noch immer angezeigt, doch in einem Nur-Lesen Format.

Wenn Sie keine ‚Zu beantwortende Fragen‘ spezifizieren, dann gewähren Sie Zugang zum vervollständigten Formular. Dies kann dann nur zugezogen werden und hat einen ‚Schließen‘ Button, anstatt einem ‚Senden‘ Button.
 

Moment des Aussendens
Die E-Mails werden immer versendet, wenn das Formular versendet wird. Es gibt drei Ausnahmen für diese Regel:
  1. Sie haben eine Nachricht, in der das Formular nicht den Sendekriterien entspricht, die Sie spezifiziert haben;
  2. Sie haben die Einstellung ‚Besucher müssen 'E-Mail Verifizierung' bestätigen‘ aktiviert. Diese Nachrichten werden versendet, sobald die Person, die das Formular ausfüllt, die Formulareinträge bestätigt hat. ;
  3. Sie haben die Einstellung ‚Besucher müssen Einträge bestätigen‘ aktiviert. Diese Nachrichten werden versendet, sobald die Person, die das Formular ausfüllt, die Formulareinträge bestätigt hat.
Aus dem Ergebnisüberblick haben Sie die Option die E-Mail durch das Menü oder die Toolbar erneut zu versenden.
 

Gesicherte Nachrichten
Anders als Datentransfers durch Internetseiten, gibt es noch keine standardisierte Methode für E-Mail Traffic um unautorisierte Personen vor dem Lesen der abgefangenen Nachrichten zu hindern. Formdesk bietet daher die Möglichkeit des ‚Sicheren Datentransfers‘ als Feature, um Nachrichten, als auch PDF Anhänge zu schützen. Mit dem Standard Abonnement ist es möglich dieses zusätzliche Abonnement als optionales Feature zu erwerben. Im Geschäfts-Abonnement ist dies inbegriffen.
Die Nachricht wird in einer passwortgeschützten ZIP Datei platziert. Sie können auch ein Passwort für das PDF Dokument erstellen. Diese Passwörter können identisch sein. Sie müssen die Parteien persönlich über diese Passwörter informieren.
Für die Personen, die dieses Formular vervollständigen sollen, wird ein einzigartiges Passwort generiert. In der Nachricht nach Vervollständigung des Formulars können Sie den Systemcode nutzen um das Passwort der Person mitzuteilen, die das Formular vervollständigt hat.