Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Besucher verwalten eigene Formulareinträge
 
 
Mit dieser Komponente können Ihre Besucher die eigenen Formulareinträge verwalten. Um auf das Formular zugreifen zu können, ist eine Anmeldung bzw. Registrierung notwendig. Beim Aufruf des Formulars wird der Besucher aufgefordert sich mit einem Benutzernamen und Passwort einzuloggen. Neue Besucher können sich über eine Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm neu registrieren. Allerdings können auch Sie die Registrierung neuer Benutzer vornehmen und Passwörter erstellen bzw. importieren.
Technisch gesehen, verwaltet also Ihr Besucher die eigenen Einträge in Ihrer Datenbank.
 
 
Allgemeine Informationen über eigene Eingaben verwalten
 Beispiel-Formular


Diese Anleitung beinhaltet folgende Themen:
 
Wo stelle ich das ein?
Der Besucher
Besucherdaten anzeigen und bearbeiten
Besucherdaten erstellen
Besucherdaten importieren
Sicherheit
 

Wo stelle ich das ein?
Um diese Option zu aktivieren, öffnen Sie Ihr Formular zum Bearbeiten, klicken in der Registerkarte auf "Einstellungen", Abschnitt "Allgemein", und wählen die Option "Formulareinträge verwalten" aus, wie nachstehend abgebildet.
 

Der Besucher
Beim Aufruf des Formulars muss sich ein Besucher mittels eines Benutzernamen und Passworts anmelden. Neue Besucher können sich hier neu registrieren, indem sie auf die Schaltfläche „Anmelden“ klicken. Benutzername und Passwort zum Anmelden können frei gewählt werden. Allerdings können Sie diese Schaltfläche auch deaktivieren und die eigenen Anmeldeinformationen erstellen bzw. importieren. Mehr zu diesem Thema finden Sie weiter unten in diesem Dokument.

Besucher werden von Formdesk auf Kontoebene registriert. Das bedeutet: Besucher, die sich einmal angemeldet haben, können auch auf andere Formulare in Ihrem Formdesk-Konto zugreifen, für die eine Anmeldung erforderlich ist. Vorausgesetzt die Option "Besucher hat die Möglichkeit ein Formular zu bearbeiten" ist aktiviert. Leider ist es noch nicht möglich, Besucher(-daten) zu entfernen. Möchten Sie einem Besucher den Zugang verweigern, können Sie das Passwort des Besuchers ändern.
 

Besucherdaten anzeigen und bearbeiten
Alle registrierten Besucher werden in der Ergebnisübersicht gespeichert. In der Spalte „Besucher“ stehen die Namen aller Besucher, die mit den jeweiligen Daten verlinkt sind. Diese Besucherdaten können Sie anpassen, wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.
 
Gespeicherte Besucherdaten können auch heruntergeladen werden. Außerdem ist es möglich Daten zu importieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit Besucherdaten anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter „Besucherdaten importieren“.
 

Besucherdaten erstellen
Sie können Besucher manuell anlegen. Öffnen Sie dazu ein Formular, wo die Option „Besucher hat die Möglichkeit ein Formular zu bearbeiten" bereits aktiviert ist und klicken auf die Schaltfläche „Anmelden“. Der Besucher wird auf Kontoebene registriert. Daher wird der Besucher automatisch für jedes Formular freigeschaltet, wo es notwendig ist, die eigenen Eingaben zu pflegen.
 
Außerdem können Sie auch Besucher anlegen, indem Sie die entsprechenden Daten importieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Besucherdaten importieren“.
 

Besucherdaten importieren
Über die Schaltfläche „Importieren“ in der Ergebnisübersicht können Sie Besucherdaten aus einer Excel-Datei importieren.

Um zu vermeiden, dass nicht registrierte Personen auf Ihr Formular zugreifen, setzen Sie die Frage: „Sollen neue Besucher sich einloggen können?“ auf Nein.

Besucherdaten importieren
Nehmen Sie die folgenden Spaltenüberschriften in Ihre Excel-Tabelle auf, um neue Besucher(-daten) zu importieren:
- _FD_USER – Name Benutzer (ist verpflichtend, es sei denn, der Benutzer ist bereits angelegt)
- _FD_EMAIL – E-Mail-Adresse Benutzer (ist verpflichtend, es sei denn, der Benutzer ist bereits angelegt)
- _FD_USRNM – Benutzername (ist optional, falls nicht vorhanden, erstellt Formdesk Benutzernamen basierend auf _FD_EMAIL)
- _FD_PSSWRD – Passwort (ist optional, falls nicht vorhanden, generiert Formdesk Passwörter basierend auf z.B. 6 zufälligen Zeichen)
 
Darüber hinaus kann Ihre Excel-Datei natürlich auch Daten enthalten, die in das Formular selbst eingelesen werden müssen.

Daten bestehender Besucher überschreiben/ändern
Um bestehende Besucherdaten zu ändern, ist eine dieser Angaben erforderlich:
- _FD_USRNM – Benutzername (dieser ist immer einmalig)
- _FD_USRID – einmaliges Kennzeichen des Besuchers (diese Information ist im Download der Ergebniseinträge enthalten)
 
Bereits vorhandenen Benutzer können Sie überschreiben, indem Sie die folgenden Spalten in die Excel-Tabelle aufnehmen:
- _FD_USER – Name Benutzer
- _FD_EMAIL – E-Mail-Adresse des Besuchers
- _FD_PSSWRD – Passwort
 
Spalten, die Sie nicht in die Excel-Datei aufnehmen, werden nicht überschrieben.
 
Neues Passwort erzeugen:
_FD_PSSWRD ist die einzige Spalte, die Sie in der Excel-Tabelle leer lassen können. Hier generiert Formdesk ein neues Passwort für die Besucher.

Benutzername und Passwort weitergeben
Möchten Sie per Mail die importierten Benutzernamen und Passwörter* kommunizieren, fügen Sie in Ihre Nachricht die Systemcodes [_fd_username] und [_fd_password] ein.

*) Das Benutzerpasswort kann nur mitgeteilt werden, wenn Sie es selbst erstellt haben. Weiterführende Informationen finden Sie unter Sicherheit.
 
Weitere Informationen finden Sie in unserem Benutzerhandbuch über das Importieren.
 

Sicherheit
Die folgenden Sicherheitsfunktionen gelten für die Authentifizierung von Besuchern.

2 Arten von Passwörtern
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Passwörter erstellt werden können:

1. Von Ihnen:
- Sie können Passwörter nach Formdesk importieren
- Sie können Passwörter von Formdesk generieren lassen (mit der Import-Funktion)
- Sie können bestehende Passwörter in der Ergebnisübersicht ändern

2. Besucher erstellt Passwort:
- Beim Anmeldevorgang
- Durch Anpassen des Passwortes im Formular (wenn Sie diese Option aktiviert haben)
 
Passwörter der ersten Kategorie finden Sie an folgenden Stellen:

- Beim Importieren (Spalte _fd_password)
- In Mitteilungen mit dem Systemcode [_fd_password]
- Beim Öffnen der Benutzerdaten aus der Ergebnisübersicht
 
Hat der Besucher das Passwort selbst gewählt, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Person dieses Passwort auch für andere Online-Dienste verwendet. Deshalb legt Formdesk für diese Passwörter die höchste Geheimhaltungsstufe fest. Diese Passwörter werden nach der sogenannten Einweg-Hashing-Methode verschlüsselt und können niemals zurückverfolgt werden, auch nicht für Sie.
Passwörter, die Sie erstellt haben, sind in der Ergebnisübersicht sichtbar. Das gilt nicht für Passwörter, die vom Besucher selbst erstellt wurden. Diese werden in der Ergebnisübersicht durch Sternchen*** ersetzt.

Stärke des Passworts
Der Administrator (Supervisior) des Formdesk-Kontos kann die Mindestanforderungen (Mindestlänge und Kategorie) eines Passworts festlegen. Dies kann nur auf der Konto-Ebene eingestellt werden, da auf dieser Ebene auch ein Besucher registriert wird.

2-Faktor-Authentifizierung
Sie können per Formular, für die eine Anmeldung erforderlich ist, angeben, ob das Login mit Benutzername und Passwort ausreicht oder ob Sie eine 2-Faktor-Authentifizierung verlangen. Dabei kann es sich um eine SMS-Verifizierung (Mobiltelefonnummern müssen aufbewahrt werden), eine E-Mail-Verifizierung, ein Soft(ware)-Token (dessen gemeinsamer Schlüssel sich in den Benutzerdaten befindet) und/oder eine IP-Adresse (die beispielsweise sicherstellt, dass keine weitere 2-Faktor-Authentifizierung erforderlich ist, wenn man sich in einem bestimmten Netzwerk befindet).