Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Lookup - Eingaben aus ausgefüllten Formularen einlesen
 
Stellen Sie sich vor.....

... nach Eingabe einer Kundennummer erscheint im Formular automatisch der Name und die Adresse.

... in einem Bestellformular wird anzeigt, ob die bestellten Produkte auf Lager sind.

... beim Ausfüllen eines Reservierungsformulars wird geprüft, ob der gewählte Workshop, Tagungsraum, Hotelzimmer oder die zu mietenden Objekte noch verfügbar sind.

Diese und viele weitere Anwendungen sind mit dem Modul Lookup möglich.

Verwenden Sie Lookup, um während der Eingabe Daten im gleichen oder einem anderen Formular zu suchen, die dann automatisch in die Felder des Formulars eingetragen werden.

Diese Anwendung wird in Form eines Moduls angeboten.
Diese Funktion muss in einem Standard-Abonnement zusätzlich erworben werden. Im Business-Abonnement ist das Modul bereits integriert. Wenn das Modul nicht in Ihrem Abonnement enthalten ist, können Sie pro Formular ein (1) Lookup anwenden.

Mit einem Probe-Account kann das Modul ausführlich getestet werden. Sie können die Aktivierung über die Schaltfläche "Brauchen Sie Hilfe" unten rechts in Ihrem Formdesk-Konto anfragen. Wir aktivieren Ihnen das Modul oder richten einen Probe-Account mit diesem Modul kostenlos für Sie ein.


In dieser Dokumentation finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
 
Wie und wo erstelle ich Lookups?
Felder mittels eines Lookup füllen
Verwenden Sie Lookup, um eine Auswahl zu treffen/ Auswahlmöglichkeiten mit dem Lookup abrufen
Erfasste Daten abrufen
Innerhalb der eigenen Daten von Login-Formularen suchen
Allgemeine Daten, die von Formdesk zur Verfügung gestellt werden 
Wann wird Lookup ausgeführt
große Flexibilität
Beziehungen
Sicherheit
Keine Methode zur Überprüfung
Limitiert
Tipps
 

Wie und wo erstelle ich die Lookups?
Das Element, das Sie mit Daten aus demselben Formular oder anderen in der Datenbank gespeicherten Formularen ausfüllen wollen, definierieren Sie als Lookup. Die Einstellmöglichkeit für Lookup finden Sie im Abschnitt "Lookup" im Bearbeitungsmodu eines Elements. 

Ein Lookup kann für die folgenden Elemente eingerichtet werden:
  • Textfeld
  • Textbox, Eingaben von längeren Texten
  • Mehrfachauswahl, mehrer Antworten möglich
  • Mehrfachauswahl, nur eine Antwort möglich
  • Auswahlliste
  • Kontrollkästchen
  • Abbildung*
*Da diese Bilder bei der Übermittlung des Formulars nicht übertragen werden, gehen sie verloren, nachdem das Formular gesendet wurde. Die Bilder sind daher nicht Teil der Kopie des ausgefüllten Formulars.
 
Bitte beachten Sie: Mit Lookup können Sie nur Daten abrufen von einem gekennzeichneten Lookup-Formular oder demselben Formular. Ein Formular ist ein Lookup-Formular, wenn es auf der Registerkarte Einstellungen als Lookup Formular markiert ist.
 

Felder mittels eines Lookup füllen
Bei den Lookup-Einstellungen können Sie genau angeben, woher und welche Daten abgerufen werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, welche Aktion für das spezifische Ergebnis des Lookups durchgeführt werden muss.
 
Das Beispiel oben ist ein Lookup, das den Namen eines Mitarbeiters abruft, nachdem eine Personalnummer eingegeben wurde. Diese Nummer wird in dem Formular "lookup.staff2" aufgerufen. Wird die Personalnummer gefunden, wird der entsprechende Name angezeigt, andernfalls bleiben die Felder leer und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Die Einträge des Personalformulars anzeigen.

Im Beispielformular "Betriebsausflug" wurde der Lookup wie in der Abbildung oben dargestellt eingebunden.

Hinweis: Mit der Option "Eigenschaften einfügen" können Sie Lookups für jedes Feld im Formular übernehmen und müssen es nicht für jedes Feld einzeln definieren. Erfahren Sie mehr.
 
 

Auswahlmöglichkeiten mit dem Lookup abrufen
Wie bei einem Textfeld ist es bei auch bei einer Mehrfachauswahlfrage möglich, den Wert mithilfe der Lookup-Funktion zu ermitteln.
Die entsprechende Option wird dann automatisch ausgewählt. Darüber hinaus ist es möglich, für eine Mehrfachauswahlfrage ein anderes Lookup zu verwenden. Sie können die Optionen einer Mehrfachauswahlfrage über die Lookup-Funktion abrufen lassen.

Um ein solches Lookup einzurichten, geben Sie an, dass die Optionen beim Hinzufügen/Ändern einer Mehrfachauswahlfrage über das Lookup abgerufen werden sollen:
 
Bei diesem Lookup geben Sie auch die Datenquelle an und welche(n) Wert(e) abgerufen werden sollen.
 
Das obige Beispiel betrifft einen Lookup einer Auswahlliste, um Produkte abzurufen. Es ist keine Bedingung definiert, so dass alle Produkte des Formulars "Lookup.products4" in die Auswahlliste übernommen werden.

Dieses Beispielformuar zeigt wie die Lookup-Funktion verwendet wird.
 

Erfasste Daten abrufen
Sie können die Lookup-Funktion auch verwenden, um die Anzahl der ausgefüllten Formulare, die bestimmte Kriterien erfüllen, zusammenzufassen. Zum Beispiel, um festzustellen, ob etwas noch verfügbar ist, oder um einen Durchschnitt bzw. eine Summe der vorhandenen Daten zu berechnen (z. B. für ein Benchmarking).
 
Die Abbildung oben zeigt ein Beispiel mit einem Lookup, dass sich innerhalb auf das gleichen Formulars bezieht, bei der der gleiche Workshop zum gleichen Datum wie bei der Eingabe dieses Formulars ausgewählt wird. Die Anzahl der gefundenen Formulare wird gezählt und in dem Element, für das der Lookup definiert ist, angezeigt. Die Anzahl der Ergebnisse wird dann für das Feld gezählt, für das der Lookup definiert ist. Auf diese Weise erhalten Sie die Gesamtzahl der Buchungen für diesen Workshop an diesem bestimmten Datum.
Wenn zum Beispiel im Formular nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach der Anzahl der Personen gefragt würde, könnte man die Gesamtzahl der Personen für einen bestimmten Workshop zu einem bestimmten Datum ermitteln.
 
Hier können Sie das Beispielformular anzeigen, das das obige Lookup enthält.
 
Hinweis: Wenn Sie die Option "die Anzahl gefunden" wählen, ist die "Frage" oben in der Lookup-Definition irrelevant. Daher wird sie von Formdesk nicht berücksichtigt.
 

Innerhalb der eigenen Daten von Formularen mit einer Log-in-Seite suchen
Für Login-Formulare (Besucher verwalten eigene Formulareinträge) hat das Lookup eine zusätzliche Filteroption. Beim Lookup eines solchen Formulars können Sie angeben, dass ausschließlich in den Einträgen eines bestimmten Besuchers gesucht werden soll. Da Besucher in Formdesk auf Kontoebene registriert sind, kann die Suche auch in Einträgen anderer Formulare eines Besuchers durchgeführt werden. Wenn für das Login-Formular die Option "Sollen Ihre Besucher Ihr Formular mehr als einmal ausfüllen können" aktiviert ist, dann kann die Suche auch in den Einträgen des Besuchers innerhalb desselben Formulars durchgeführt werden.
So ist es z.B. möglich, ein separates Stammdatenformular zu erstellen, das dann nach der Anmeldung eines Besuchers zum automatischen Ausfüllen anderer Formulare verwendet werden kann.
 
 

Allgemeine Daten, die von Formdesk zur Verfügung gestellt werden
Mit dem Lookup ist es nicht nur möglich, Daten in Ihren eigenen Formularen abzurufen, sondern auch in vordefinierten Formularen, die wir für Sie zur Verfügung gestellt haben. Diese Formulare enthalten häufig verwendete Daten. Wählen Sie unter Account >> Daten Erhalten von >> Allgemein aus:
 
 
Sie können dann aus mehreren Formularen wählen, die häufig verwendete Daten wie Autos, Länder und Tage enthalten.

Wenn Sie einen Lookup mit häufig verwendeten Daten wünschen, die nicht in dieser Liste enthalten sind, können Sie uns eine Anfrage zur Aufnahme dieser Daten schicken. Dies spart Speicherplatz für gespeicherte Ergebnisse und gibt anderen Nutzern die Möglichkeit, diese Suche ebenfalls zu verwenden.

HINWEIS: Wir können keine Garantie für die Qualität oder Kontinuität der gesammelten Daten übernehmen. Unsere Bemühungen, die Daten korrekt und aktuell zu halten, hängen von der Häufigkeit ab, mit der die Daten genutzt werden.
 

Wann wird ein Lookup ausgeführt
Ein Lookup kann zu 3 verschiedenen Zeitpunkten ausgeführt werden:
  1. Wenn sich die Antwort auf eine Frage, die in der Bedingung ("Wo:") hinter "die Antwort bei" angegeben ist, ändert;
  2. Wenn so angegeben, wenn das Formular geöffnet wird;
  3. Wenn dies so angegeben ist, kurz bevor das Formular abgeschickt wird.
Wenn Fall 1 zutrifft, geben Sie normalerweise an, dass die Suche beim Öffnen des Formulars nicht ausgeführt werden muss (Fall 2).

Situation 3, d. h. die Ausführung des Lookups vor dem Absenden des Formulars, wird vor allem für Lookups verwendet, die zusammen mit Prüfungen der Verfügbarkeit eingesetzt werden. Denn das, was beim Ausfüllen des Formulars verfügbar war, kann beim Absenden des Formulars bereits gebucht sein.

Normalerweise treffen also die Situationen 1 ODER 2 und in einigen Fällen 3 zu.
 

Kraft zur Flexibilität
Die Lookup-Funktion ist eine der leistungsfähigsten Optionen in Formdesk. Vor allem wegen der flexiblen Einstellungsmöglichkeiten. Wenn Sie die Suche mit anderen Optionen wie Abhängigkeiten und Berechnungen kombinieren, ergeben sich eine Vielzahl neuer Anwendungsfelder.
In unserem Beispielformular Urlaubsantrag erfahren Sie mehr. 
 

Beziehungen
Mit einem einzigen Klick können Sie auf der Registerkarte Fragen sehen, welche Elemente eine Lookup-Definition enthalten und worauf sie sich beziehen, sofern sie sich auf Antworten anderer Elemente desselben Formulars beziehen. Wählen Sie im Menü eines oder mehrerer ausgewählter Elemente die Option "Beziehungen anzeigen" oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste, um die Beziehungen aller Elemente anzuzeigen. Lila Pfeile zeigen an, welche Elemente sich auf welche Elemente in Ihren Lookup-Definitionen beziehen.
 
 

Sicherung
Bei dem Entwurf von dem Lookup, hat die Sicherheit die Priorität bekommen. Der Lookup liest ja Daten aus anderen Formularen aus.

So kann aus einem Formular, das nicht als Lookup eingestellt ist, niemals Daten ausgelesen werden.
Der Lookup kann nicht außerhalb des Formulars ausgeführt und imitiert werden.

Sie müssen sich im Klaren darüber sein, dass ein Formular, dass Einmal als Lookup Formular eingestellt ist, von Jedermann, der auf ihrem Account das Recht hat sich einzuloggen, ein Lookup Formular bearbeiten und neue Lookup Formulare zufügen kann und für sich selbst und Dritten zugänglich machen kann..
 

Keine Methode zur Überprüfung
Weil der Lookup nach dem Versenden und speichern in der Datenbank nicht nochmals ausgeführt wird, ist es theoretisch möglich, dass Daten die versendet werden, nicht mit den Daten die mit dem Lookup eingelesen wurden, übereinstimmen. Der Lookup ist nicht als striktes Verifikationsmittel geeignet.
 

Limitiert
Weil der Lookup nach dem Versenden und speichern in der Datenbank nicht nochmals ausgeführt wird, ist es theoretisch möglich, dass Daten die versendet werden, nicht mit den Daten die mit dem Lookup eingelesen wurden, übereinstimmen. Der Lookup ist nicht als striktes Verifikationsmittel geeignet. Weil Lookup Daten aus dem Formdesk Server geholt werden, müssen wir dafür sorgen, dass der Server nicht überbelastet wird. Die Anzahl der zu definieren Lookups in einem Formular ist beschränkt auf 10 Lookups. Hierbei gilt, dass mehrere Lookups mit den gleichen Bedingung bei dem Teil „wobei“ als einen Lookup bewertet werden (cachable lookups). In dem Rechten oberen Eck des Reitterblatts Fragen können Sie sehen, wie viele Lookups mit verschiedenen Filtern, Sie schon in dem Formulare definiert haben. Wenn Sie unbedingt mehr als 10 Lookups verwenden möchten, können Sie Kontakt mit uns aufnehmen. In bestimmten Situationen besteht die Möglichkeit, diese für bestimmten Formulare zu erhöhen.
 

Tipps
Lookup-Definition kopieren

Möchten Sie Lookups für eine Gruppe von Artikeln definieren? Dies kann schnell und einfach durch Kopieren von Eigenschaften geschehen:

1. Definieren Sie die Suche nach einer Position
2. Klicken Sie auf den Eintrag und wählen Sie "Kopieren".
3. Wählen Sie die Positionen aus, die dieselbe Lookup-Definition benötigen
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein ausgewähltes Element und wählen Sie "Eigenschaften einfügen...".
5. Markieren Sie das Kästchen für die Eigenschaft "Lookup" und klicken Sie auf OK.

Die kopierte Suche wird wahrscheinlich auf ein anderes Element im Suchformular verweisen müssen. Wenn dieses Element jedoch dasselbe Kennzeichen hat wie das Element, für das das Lookup definiert wurde, wird dies von Formdesk automatisch angepasst.

Kopieren einer Gruppe von Elementen

Wenn Sie einen Artikel kopieren möchten, dessen Lookup auf der Grundlage der Eingabe eines anderen Artikels definiert wurde, dann wird der neue Artikel auch auf die Eingabe dieses anderen Artikels reagieren. Wenn Sie jedoch beide Elemente zusammen kopieren, wird die Definition der Nachschlagefunktion automatisch angepasst, so dass die Lookup-Funktion der beiden Elemente wie die der ursprünglichen Elemente funktioniert.

Lookup-Elemente schreibgeschützt oder ausgeblendet

Sie können sicherstellen, dass ein durch die Lookup-Funktion eingegebener Wert nicht geändert werden kann. Sie können das Element auch für den Benutzer des Formulars unsichtbar machen. Die Daten werden zusammen mit dem Formular gesendet und sind in den Ergebnissen des Formulars zu finden oder können in der E-Mail nach Abschluss des Formulars verwendet werden. Sie können auch in Abhängigkeiten oder Berechnungen auf den nachgeschlagenen Wert verweisen. Sie finden diese Einstellungen im "Extra"-Teil eines Artikels.
 
 
Lookup auf Formularen innerhalb eines anderen Kontos

Wenn Sie mehr als ein Formdesk-Konto haben, können Sie beantragen, dass diese Konten in Bezug auf den Lookup verbunden werden. Es ist dann möglich, Lookups zu definieren, die Daten aus einem Formular innerhalb eines anderen Kontos abrufen.

Weitergabe von Eingaben in einem Formular an ein anderes

Innerhalb der Lookup-Definition ist es möglich, auf eine Eintrags-ID oder einen Viewcode in einem anderen Formular zu verweisen. Wenn Sie einen dieser Systemcodes in ein Formular einfügen, können Sie die Lookup-Funktion verwenden, um Daten aus diesem Formular abzurufen.

Der Code kann in ein (ausgeblendetes) Textfeld eingefügt werden. Die URL des Formulars sieht wie folgt aus: www.formdesk.com/map/form?def_searchcode=[_fd_viewcode - Der Zugriff auf diesen Systemcode wurde verweigert]. Der Bezeichner des Textfeldes ist in diesem Fall "searchcode".

HINWEIS: Beachten Sie, dass der Benutzer den Viewcode sehen kann und somit auch alle Einträge dieser speziellen Eintragsübermittlung www.formdesk.com/map/form?viewcode=the viewcode