Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Formular-Nummerierung
 
Formdesk bietet zwei Möglichkeiten, Ihre empfangenen Daten zu nummerieren:
  1. Die Datensatz-ID
  2. Die Nummerierung nach der Eingangsreihenfolge.
 
Dieses Dokument beschreibt folgendes:
 
Die Datensatz-ID
Automatische Nummerierung
Gemeinsame Eigenschaften
*) Der Prozess der erfolgreichen Formularübertragung
 

Die Datensatz-ID
Für jedes versendete Formular generiert Formdesk eine eindeutig zugewiesene Nummer, die Datensatz-ID. Sie finden sie u. a. in der Ergebnisübersicht und, wenn Sie sie aktiviert haben, in den Sendeinformationen Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen. So können Sie beispielsweise die Datensatz-ID als Referenznummer verwenden, um das ausgefüllte Formular eindeutig zu identifizieren, was eine einfache Zuordnung ermöglicht.
Die Datensatz-ID wird generiert, sobald ein Formular übertragen wird, auch dann, wenn der Prozess der erfolgreichen Formularübertragung noch nicht vollständig abgeschlossen wurde.
Um die Datensatz-ID in die Formdesk E-Mail-Benachrichtigungen hinzuzufügen, müssen Sie den [_fd_id] System-Code verwenden.
 
Anwendungsbeispiele:
  • Referenznummer anfordern
Sie können den folgenden Text in die Nachricht nach dem Absenden des Formulars einfügen:
Ihre Anfrage ist eingegangen. Die Referenznummer Ihrer Anfrage lautet [_fd_id] (bitte immer angeben). 

Die Referenznummer ist die Datensatz-ID. Kontaktiert Sie ein Besucher wegen einer Anfrage, suchen Sie in der Ergebnisübersicht nach der Datensatz-ID, um sich die eingereichte Anfrage anzeigen zu lassen.
 
  • Zahlungsreferenz
In der automatischen E-Mail-Benachrichtigung können Sie ganz einfach eine Rechnung für z. B. ein Bestellformular erstellen. In Kombination mit Ihren Zahlungsdaten geben Sie die Datensatz-ID als Zahlungsreferenz an. Sie weisen Ihren Kunden darauf hin, die Zahlungsreferenz bei der Überweisung mit anzugeben. Sobald die Zahlung erfolgt ist, suchen Sie in Formdesk nach der entsprechenden Datensatz-ID, um den richtigen Auftrag zu finden.
 

Automatische Nummerierung
Für jedes Formular können Sie die automatische Nummerierung aktivieren. Formdesk erzeugt für jedes versendete Formular eine fortlaufende, aufsteigende Nummer (Folgenummer), die sich gegenüber der vorhergehenden jeweils um +1 erhöht.
Die automatische Nummerierung aktivieren Sie, indem Sie im Formular auf die Registerkarte "Einstellungen" gehen und ein Häkchen bei "Automatische Nummerierung verwenden" setzen, wie in der Abbildung oben dargestellt.  
Die Startnummer der Nummerierung kann angepasst werden. Gehen Sie dazu in Ihre Kontodaten ("Kontodaten verwalten" auf der Startseite) in die Registerkarte "Allgemein". Hier können Sie die Folgenummer ändern.
Auf diese Weise können alte Nummern neu vergeben werden, indem der Wert verringert wird, oder man beginnt mit einer bestimmten Nummer. Die Folgenummer ist für jedes ausgefüllte Formular innerhalb Ihres Formdesk-Kontos eindeutig und wird nicht mehrfach vergeben. Es sei denn, Sie passen die Folgenummer manuell an.
Sie können die Folgenummer in Ihren Formdesk E-Mail-Benachrichten angeben. Um sie hinzuzufügen verwenden Sie den Systemcode [_fd_seqno].
Formdesk generiert die Folgenummer, erst nachdem der Prozess der Übertragung des Formulars* erfolgreich beendet ist.

Anwendungsbeispiele
  • Zur Kontrolle fehlender E-Mail-Benachrichtigungen
Mit der E-Mail-Benachrichtigung erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zusätzlich auch per E-Mail. Es kann vorkommen, dass Sie keine E-Mails empfangen können. Formdesk speichert alle eingegangenen Formulareinträge. Indem Sie sich in Ihr Formdesk-Konto einloggen, können Sie kontrollieren, ob es ausgefüllte Formulare gibt, die Sie nicht per E-Mail erhalten haben. Wenn Sie die automatische Nummerierung für Ihre Formulare aktiviert haben, können Sie überprüfen, ob Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen fehlen.
  • Rechnungsnummer
In der automatisierten Antwort an den Anwender können Sie ganz einfach eine Rechnung für z.B. ein Bestellformular erstellen. Dabei können Sie die Folgenummer als Rechnungsnummer verwenden. In Formdesk können verschiedene Bestellformulare erstellt werden, bei denen die automatische Nummerirung aktiviert ist, da die Folgenummer für jedes ausgefüllte Formular fortlaufend um einen Wert erhöht wird.
 
 

Gemeinsame Eigenschaften
  • Die Kopfzeile der E-Mail-Benachrichtigung enthält immer die Datensatz-ID und, falls vorhanden, die Folgenummer.

  • In der Ergebnisübersicht wird immer eine Spalte für die Datensatz-ID und, falls vorhanden, die Folgenummer angezeigt.

  • Die Datensatz-ID und, falls vorhanden, die Folgenummer sind immer Bestandteil der Downloaddatei der heruntergeladenen Eingaben. Sie finden Sie unter [_fd_id] und [_fd_seqno].

  • In der Ergebnisübersicht können Sie das entsprechende Formular direkt finden, indem Sie die Nummer in das Suchfeld "Datensatz-ID/Folgenummer suchen" eingeben.
 

Prozess der erfolgreichen Formularübertragung
Der Prozess der erfolgreichen Formularübertragung ist abgeschlossen, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Die E-Mail-Adresse überprüft wurde, sofern die E-Mail-Verifizierung aktiviert ist;
Die Eingabe als erledigt gekennzeichnet wurde, sofern die Option Formular zwischenzeitlich speichern verwendet wird;
Die Eingabe der Formulareinträge bestätigt wurde, sofern die Option Bestätigung vor der Datenübertragung verwendet wird.