Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Workshop: Bestellformular mit einfachem Workflow
 
 
Mit der Workflow-Funktion können Sie ein Formular erstellen, das nach dem Ausfüllen von einer dritten Person ergänzt werden kann. Nach dem Absenden des Formulars erhält die dritte Person eine E-Mail-Nachricht, mit der das Formular geöffnet und bearbeitet werden kann.

In diesem Workshop erstellen wir einen einfachen Workflow für ein bestehendes Bestellformular, das vom Manager genehmigt werden muss, bevor es an die Abteilung für Bürobedarf gesendet wird.
Das Ergebnis dieses Workshops ist dasselbe wie in unserem Beispiel-Bestellformular mit Workflow.

Wichtig zu wissen
Wir gehen in diesem Workshop davon aus, dass Sie bereits wissen, wie Sie ein Formular erstellen und E-Mail-Nachrichten in Formdesk entwerfen. Im oben abgebildete Workflow-Diagramm wird für jede E-Mail-Nachricht ein anderer Buchstaben angeben. Beim Einrichten der E-Mail-Nachricht beziehen wir uns auf diese Buchstaben.
In einem komplexen Arbeitsprozess werden viele E-Mail-Nachrichten versendet. Wir empfehlen daher, zunächst ein solches Diagramm zu entwerfen und die E-Mail-Nachrichten mit z.B. Buchstaben zu kennzeichnen. In Formdesk können Sie den Buchstaben als Teil der Beschreibung der E-Mail-Nachricht einfügen. Auf diese Weise finden Sie die erstellte Workflow-Nachricht im Diagramm leicht wieder. 
 

Nachrichtenarten
Wenn der Empfänger das Formular ändern oder ergänzen soll, muss ein Workflow-Link in der Nachricht enthalten sein, um auf das ausgefüllte Formular zugreifen zu können. In diesen Fällen handelt es sich um eine Workflow-Nachricht (Nachrichten B und C). Bei allen anderen Nachrichten handelt es sich entweder um automatische Benachrichtigungen, die an den Antragsteller gesendet werden (Nachrichten A, D und E), oder um eine Benachrichtigung, die nur zur Information an eine andere Person gesendet wird (Nachricht F).
 

Schritt für Schritt
Schritt 0: Vorbereitung
Als Ausgangspunkt verwenden wir ein bestehendes Bestellformular ohne Workflow. Klicken Sie hier, um das Bestellformular in Ihr Formdesk-Konto zu kopieren. Bearbeiten Sie das Formular und gehen Sie auf die Registerkarte "Fragen".
 
Schritt 1: Fügen Sie dem Formular Fragen hinzu, die für den Workflowprozess erforderlich sind.
Die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten ist notwendig. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die E-Mail-Adresse ermittelt werden kann. Am einfachsten ist es, wenn im Formular ein Feld für die Eingabe der E-Mail-Adresse vorgegeben wird.
  • Fügen Sie deshalb auf Position 7 ein Texteingabeelement mit der Fragestellung "E-Mail Vorgesetzter" hinzu. Legen Sie fest, dass es sich um eine E-Mail handelt und kennzeichnen das Feld als "Pflichtfeld".

  • Fügen Sie ein neues Element "Mehrfachauswahl, nur eine Antwortoption" ein mit der Fragestellung “Status” und geben Sie die Wahlmöglichkeiten “genehmigt”, “abgelehnt” und “anpassen“ an. Dieses Feld legen Sie auch als Pflichtfeld fest.

  • Fügen Sie ein weiteres Element "Textbox" mit der Fragestellung „Erklärung“ ein.
  
Schritt 2: E-Mail-Nachricht "A" erstellen
E-Mail-Berichte können verschickt werden, wenn ein Formular ausgefüllt oder vervollständigt wird (Option E-Mail/Workflow im Registerblatt Einstellungen). Bericht A wird versendet, nachdem der Antragsteller das Formular ausgefüllt hat, soll aber nicht verschickt werden, wenn der Vorgesetzte das Formular vervollständigt hat.
 
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht. Wählen Sie als Mitteilungsart Workflow aus. In der Beschreibung geben Sie "A - Bestellung liegt Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vor". Bei "Nachricht senden an" setzen Sie ein Häkchen bei der Option "Die im Formular angegebene E-Mail-Adresse".
  • Gehen Sie links im Tab “E-Mail-Nachricht” und geben Sie als Betreff "Ihre Bestellung" an. In der Nachricht geben Sie z.B: ‘Sehr geehrte/r Frau/Herr [name], Ihre unten stehende Bestellung liegt Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vor. [_fd_completedform - Der Zugriff auf diesen Systemcode wurde verweigert]’
  • Klicken Sie nun links im Tab “Versandkriterien” und geben Sie die Daten wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt ein.
 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche 'OK', um die Nachricht zu speichern.
Schritt 3: E-Mail-Nachricht "B" erstellen
Für Bericht B gilt das Gleiche. Das Formular soll erst verschickt werden, wenn der Vorgesetzte das Formular vervollständigt hat. Zusätzlich muss angegeben werden, welche Fragen der Vorgesetzte beantworten soll. Die E-Mail-Nachricht muss einen Link enthalten, womit der Vorgesetzte das Formular aufrufen und vervollständigen kann. Zwei Möglichkeiten stehen zur Verfügung. Wählen Sie "Versandinformation zeigen" im Tab "Allgemein", dann enthält diese Versandinformation einen Link. Für diesen Workshop wird im Text  der Nachricht direkt ein Link eingebunden.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht (Registerkarte Einstellungen links im Tab E-Mai/Workflow). Wählen Sie als Mitteilungsart Workflow und geben in der Beschreibung "B - Bericht an Vorgesetzten" an. Bei "Nachricht senden an" setzen Sie ein Häkchen bei "E-Mail-Manager".
  • Gehen Sie links auf die Registerkarte "E-Mail-Nachricht" und geben Sie den Betreff und die Nachricht wie hier abgebildet ein. Markieren Sie den Text "hier" und klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche "Link einfügen/bearbeiten". Geben Sie bei URL diesen Systemcode [_fd_Workflow_URL - Der Zugriff auf diesen Systemcode wurde verweigert], wie in der Abbildung gezeigt, ein und klicken auf "OK".
  • Als nächsten Schritt gehen SIe links auf die Registerkarte “Versandkriterien” und geben die gleichen Daten wie in Nachricht A ein.
  • Zum Schluss gehen Sie links auf die Registerkarte “Zu beantwortende Fragen” und wählen “Status” und "Erklärung" als die zu beantwortende Fragen aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche 'OK', um die Nachricht zu speichern.
 
Schritt 4: E-Mail-Nachricht "C" erstellen
Nachricht C soll erst versendet werden, wenn der Vorgesetzte "anpassen” gewählt hat. Außerdem muss festgelegt werden, dass der Antragsteller des Berichts das Formular wieder anpassen kann. Der Workflow beginnt von neuem.
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht. Wählen Sie als Mitteilungsart "Workflow". In der Beschreibung geben Sie "C - Antragsteller, Bestellung anpassen“ an und wählen Sie E-Mail und "Workflow neu starten".
  • Gehen Sie zur Registerkarte" E-Mail-Nachricht" und geben Sie als Betreff “Bestellung anpassen“ an. Der Text koennte wie folgt lauten: Sehr geehrte/r Frau/Herr [name], bitte ändern Sie die nachstehende Bestellung:
    [_fd_completedform - Der Zugriff auf diesen Systemcode wurde verweigert]’
    Markieren Sie den Text "hier" und klicken in der Menueleiste auf die Schaltflaeche "Link einfuegen/bearbeiten". Geben Sie URL den Systemcode [_fd_Workflow_URL] und klicken Sie “OK”.
  • Zum Schluss gehen Sie zur Registerkarte “Versandkriterien” und geben die Daten wie in unten stehender Abbildung ein.
 
  • Klicken Sie auf "OK", um die Nachricht zu speichern..
 
Schritt 5: E-Mail-Nachriht "D" erstellen
  • Erstellen Sie eine neue Nachricht. Wählen Sie als Mitteilungsart Workflow und geben Sie in der Beschreibung "D - Bericht an Antragsteller, Ablehnung" an und kreuzen Sie E-Mail-Adresse an.
  • Gehen Sie links zur Registerkarte E-Mail-Nachricht. Geben Sie als Betreff "Bestellung abgelehnt" ein und den folgenden Text ein:
    Sehr geehrte/r Frau/Herr [name],
    Ihre Bestellung wurde abgelehnt:
[_fd_completedform - Der Zugriff auf diesen Systemcode wurde verweigert]
  • Gehen Sie zur Registerkarte “Versandkriterien” und geben die Daten wie in unten stehender Abbildung ein.
  • Klicken Sie auf "OK", um die Nachricht zu speichern.
 
Schritt 6: E-Mail Bericht "E" erstellen
  • Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Bericht. Wählen Sie als Mitteilungsart Workflow mit der Beschreibung "E. Bericht an Antragsteller, Ihre Bestellung akzeptiert" und kreuzen Sie E-Mail-Adresse an.
  • Wählen Sie E-Mail-Bericht und geben Sie als Betreff “Bestellung akzeptiert” ein.
    Geben Sie als Bericht ein:
    Herr/Frau [name],
    Ihre Bestellung ist akzeptiert worden:
    [_fd_FilledEntries]’
  • Klicken Sie nun Reiterblatt “Versandkriterium” an und geben Sie lt. unten stehender Abbildung die Daten ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche 'OK', um den Bericht zu speichern.
 
Schritt 7: E-Mail Bericht "F" erstellen
  • Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Bericht. Wählen Sie als Mitteilungsart Workflow mit der Beschreibung "F. Bericht an Lager” und geben Sie bei "Bericht versenden an“ die gewünschte E-Mail-Adresse ein.
  • Wählen Sie E-Mail-Bericht und geben Sie als Subjekt “Bestellung bestellen” ein.
  • Geben Sie als Bericht ein:
    Die Bestellung kann geliefert werden:
    [_fd_FilledEntries]’
  • Klicken Sie nun Reiterblatt “Versandkriterium” an und geben Sie lt. unten stehender Abbildung die Daten ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche 'OK', um den Bericht zu speichern.
Das Formular mit dem Workflow ist nun komplett erstellt worden. Wählen Sie unter dem Reiterblatt Testen und Sie können das Formular testen. Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben, werden die E-Mail-Berichte bei Ihnen eintreffen.