HANDLEIDING
Formulieren Management Systeem: www.formdesk.nl
 
 
 

Mehrere Personen einladen, Ihr Formular auszufüllen
 

Die E-Mail-Nachrichten werden über die Funktion "Gruppen-E-Mail" versendet. Wir erklären Ihnen, wie Sie in den folgenden Situationen vorgehen müssen. Wenn keine dieser Situationen auf Sie zutrifft, können Sie direkt zum Benutzerhandbuch Gruppen-E-Mail gehen.
 
 
Situationen
Das Formular ist zum Teil vorausgefüllt (mit Daten, die von der Person bekannt sind)
Das Formular ist komplett vorausgefüllt (um die Angaben überprüfen und/oder aktualisieren zu lassen)
Versenden von Erinnerungen (an die Personen, die das Formular nach einer bestimmten Zeit nicht ausgefüllt haben)

Weitere Themen:
Importieren
Link zum Bearbeiten der Eingaben
Formulare ausschließlich für eingeladene Benutzer zugänglich machen
 

Das Formular ist zum Teil vorausgefüllt
Sie können die bei Ihnen gespeicherten Informationen zu der Person in dem Formular anzeigen lassen. Gehen Sie wie folgt vor:

Formular erstellen:
Geben Sie in dem Formular alle Fragen an, die Sie vorausgefüllt haben möchten, einschließlich der Frage nach einer E-Mail-Adresse.

Daten importieren:
Als nächstes importieren Sie die Daten, die Sie vorausgefüllt haben möchten, aus einer Exceltabelle. Wie das funktioniert, erfahren Sie unter dem Punkt "Importieren".

Nachricht für die Einladung erstellen:
Zum Erstellen der Einladung öffnen Sie Ergebnisübersicht des entsprechenden Formulars. Klicken Sie auf "Gruppen-E-Mail".
Der Link zum Formular ist Teil der Nachricht. Dieser Link führt die Person, die die Einladung erhalten hat, zu dem Formular mit den von der Person eingegebenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt "Link zum Bearbeiten der Eingaben".
Zum Schluss senden Sie Ihre Einladung ab.
 

Das Formular ist komplett vorausgefüllt
Wenn Sie von Personen Daten gespeichert haben, können Sie diese Daten an die betreffenden Personen per E-Mail versenden, um die Eingaben überprüfen oder eventuell anpassen zu lassen.

Formular erstellen:
Geben Sie auf dem Formular für jede Information, die Sie überprüfen lassen möchten, eine Frage an, einschließlich einer Frage nach der E-Mail-Adresse.

Daten importieren:
Die Daten können Sie aus einer Excel Datei in das Formular importieren. Unter dem Punkt „Importieren“ erfahren Sie, wie Sie vorgehen müssen. Wenn das Formular ursprünglich zur Datenerfassung verwendet wurde, ist ein Datenimport nicht notwendig, da die Daten bereits im Formular vorhanden sind.

E-Mail-Nachricht erstellen:
Zum Erstellen einer Nachricht öffnen Sie Ergebnisübersicht des entsprechenden Formulars. Klicken Sie auf "Gruppen-E-Mail". Um die importierten Daten in der Nachricht anzuzeigen, können Sie Einfüge-Codes verwenden oder eine Kopie des ausgefüllten Formulars anzeigen. Über die Schaltfläche [abc] in der Symbolleiste gelangen Sie zu den Kennzeichen und den Systemcode für die Anzeige des ausgefüllten Formulars.
Außerdem müssen Sie einen Link in die Nachricht aufnehmen, über den der Empfänger das ausgefüllte Formular bearbeiten kann, um Korrekturen vorzunehmen. Siehe dazu den Punkt "Link zum Bearbeiten der Eingaben".
Senden Sie schließlich Ihre Einladung ab.

Daten herunterladen:
Nachdem die Daten kontrolliert und eventuell angepasst wurden, können Sie die Daten in der Ergebnis-Übersicht wieder herunterladen. Die Daten sind nun Up-to-Date.
 

Versenden von Erinnerungen
Sie können einen Erinnerungsnachricht an Personen senden, die nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach der Einladung das Formular noch nicht ausgefüllt haben. Um sicherzustellen, ob die betreffende Person das Formular ausgefüllt hat oder nicht, muss die Identität der Person festgestellt werden. Wir gehen daher davon aus, dass Ihr Formular nicht anonym sein muss. Erinnerungsnachrichten versenden wie folgt:

Formular erstellen:
In dem Formular muss unbedingt nach eine E-Mail-Adresse gefragt werden.

E-Mail-Adressen importieren:
Um Einladungen per Mail verschicken zu können, benötigt Formdesk E-Mail-Adressen. Sie können diese E-Mail-Adressen aus einer Exceltabelle in das Formular importieren. Weitere Informationen finden Sie im Punkt "Importieren".

E-Mail-Nachricht erstellen:
Zum Erstellen einer Nachricht öffnen Sie Ergebnisübersicht des entsprechenden Formulars. Klicken Sie auf "Gruppen-E-Mail". Der Link zum Formular ist Teil der Nachricht. Dieser Link führt die Person, die die Einladung erhalten hat, zu dem Formular mit den von der Person eingegebenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt "Link zum Bearbeiten der Eingaben".
Zum Schluss senden Sie Ihre Einladung ab.

Filter erstellen:
Wenn Sie eine Erinnerung an die Empfänger senden möchten, die das Formular noch nicht ausgefüllt haben, können Sie nur diese entsprechend filtern. Hierzu erstellen Sie zunächst einen Filter für diese Empfänger. Der Filter sieht folgendermaßen aus:
 
 
Wenn Se in Ihrem Formular eingestellt haben, dass die Formulareingaben zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden können, dann verwenden Sie "Erledigt am" im Filter.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch Filter.
 
Eine Erinnerungsnachricht erstellen:
Als Nächstes richten Sie die Erinnerungnachricht in der Gruppen-E-Mail ein. Die vorhandende Einladungsnachricht muss überschrieben werden, da es noch nicht möglich ist, mehrere Gruppen-E-Mails zu speichern. Wir empfehlen Ihnen, die Einladungsnachricht von der HTML-Registerkarte zu kopieren und in den Editor auf Ihrem Computer einzufügen. Sie können die Nachricht dann immer wieder kopieren und einfügen, wenn Sie möchten.
Beim Erstellen der Erinnerung ist es sehr wichtig, den Link Link zum Bearbeiten der Eingaben zu verwenden (siehe weiter unten in diesem Dokument), genau wie bei der Einladung.
Wenn der oben genannte Filter aktiv ist, können Sie nun Ihre Erinnerung verschicken.
Natürlich ist es möglich, nach einer bestimmten Zeit eine weitere Erinnerung zu versenden.
 

Importieren
1. Gehen Sie zur Ergebnisübersicht des Formulars
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren" unten in der Ansicht
3. Folgen Sie den Anweisungen

Mehr Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch Importieren.
 

Link zum Bearbeiten der Eingaben
Der Empfänger soll die eigenen Daten im Formular angezeigt bekommen. Dazu müssen Sie in Ihrer Gruppen-E-Mail-Nachricht einen Link zum Bearbeiten der Eingaben einfügen. Um diesen Link zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf das [ABC]-Symbol in der Symbolleiste
  2. Klicken Sie auf "Systemcodes"
  3. Doppelklicken Sie auf 'Einträge einmal bearbeiten - Link'.

Mehr Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch Ausgefülltes Formular aus der E-Mail öffnen.
 

Formulare ausschließlich für eingeladene Benutzer zugänglich machen
Sie wollen verhindern, dass Ihr Formular auf die übliche Weise geöffnet und neu ausgefüllt werden kann. Empfänger sollen ausschließlich über den erhaltenen Link "..." auf die eigenen Formulareingaben zugreifen und bearbeiten können. 
Gehen Sie in Ihrem Formular auf die Registerkarte "Einstellungen", wählen Sie links im Menü "Sicherheit" und setzen ein Häkchen bei "Schutz vor unbefugtem Zugriff". Es ist nun nicht mehr möglich, Ihr Formular neu auszufüllen.

Wenn Sie selbst manuell das Formular ausfüllen möchten, gehen Sie in die Ergebnisübersicht des Formulars und klicken auf die Schaltfläche "Neu" unten in der Ansicht. Verwenden Sie einen Filter, um nur dem neu erstellten Empfänger einen Link zu senden.